创建完一层层文件夹后，电脑看上去已经整洁了不少。不过，你肯定知道这些干净的文件夹背后仍然藏有「卫生死角」：文件的命名。也许打开书库文件夹，就能看到满眼风格各异的书籍命名方式：
[日]岛田庄司 占星术杀人魔法屋顶上的小丑 - 岛田庄司〔推理〕异邦骑士 by 岛田庄司- ……
无论怎样调整 Finder 的显示和排序方式，同一个作家的书都会分散在文件夹的各个角落，很不利于整理；而只要我们在不同平台购买、下载书籍，文件命名方式不统一就是不可避免的。其实不只是书，从私人照片到工作文档，总是需要我们手动整理才能统一命名样式。
这章我们将专门讨论文件命名，通过一套更通用的「三段式文件名」完成层级体系搭建的最后一步。
当然，电脑上的文件数量如此之大，挨个手动命名过去显然不现实。所幸整理文件和整理现实中的藏书还是有很大区别的，我们可以借助批量重命名工具降低工作量。在梳理完文件命名的思路后，本文后半部分就将把重心移到文件批量重命名上，减少整理中的手动操作量。
从文件名的作用到选择命名方式
文件名就像人的名字，首先它需要有区分作用，尽量避免重名，一般来说取文件的几项信息——比如一个工作文件，就取项目、日期和序号——写入文件名，区分作用就不难做到。另外，乱码文件名对于电脑来说也有区分作用，但是人类根本没法阅读，所以不能让下载下来的文件保持名称乱码状态。
在能够区分彼此的基础上，还需有通过文件名就能描述一个文件的重点内容，勾勒出它的轮廓。整理图片时我们通过 时间-地点-景物 来命名照片文件，就是为了从多个维度进行描述，让人扫一眼文件名就能知道图片大概是什么内容，而不用打开文件。
接着，在检视文件时，文件名还有排序功能。默认情况下 Finder 都是按名称（Name）对文件进行排序的，有相同前缀的文件会被排在一起，方便查找。整理设计素材文件时，我们在每类素材前加上了 Logo-、Illustration-、Material- 等前缀，就是为了能让它们在排序时自动分组，避免找东西时东看看西瞧瞧。
区分、描述和排序，可以说是 macOS 中文件名的三大作用，命名文件时就要满足这几个目标。
要实现文件名的三项作用，似乎只要把文件相关信息尽可能地塞进名称里就好了。不过只要拿这份教程中的配图做个实验，大家就能感受到「全家福」一样的名称命名起来并不轻松：
文件管理教程第一章-配图-0001-201901010-v1.0.jpg可惜，这样的命名牺牲了易操作性，命名工作量艰巨。文件命名其实是三大作用和可行性的平衡，在实际使用中，我们已经达成了一种默契，只取几个侧重的方面写进文件名，比如上面提到的配图，更实用的名称是 文件管理教程第一章-配图-0001.png。我把这种取重点信息写进文件名的命名称为「三段式」文件名。
操作性更强的「三段式」文件名
就像有了经度、纬度和海拔就可以准确定位地球上的地点一样，三段式文件名包含了文件在多个维度上的信息，同样可以实现文件名的三项作用。「三」这个数目不是强制的，只是意味着一般来说三项信息就够用。
在文件层级体系中可以广泛采用三段式文件名，一石三鸟地实现文件名三大作用。例如在书库中，作者-书名-备注 的三段式名称既能够区分彼此、不怕撞书名（例如，在我的书库中，吉姆·菲克斯和乔治·希恩两位作者各自著有《跑步圣经》），还可以在备注部分指明书籍是第几版、精装版、合定版或者纪念版，起到描述版本的作用。除此之外，三段式文件名还能把同一作者的书排在一起，像下图一样方便按作者浏览书籍，如同整理的书柜。
由于可以自由选取侧重面，三段式文件名几乎可以用到任何文件的命名中。下面几类场景下的三段式文件名，可以作为命名的参考和启发：
- 命名照片：
时间-地点-景物或人物，如20190101-上海-迪士尼烟花，突出照片的时间地点和画面主角，方便回忆拍摄时的场景。 - 命名插画：
作者-专辑-作品描述，如某画师-食品图鉴-点心， 便于按作者和专辑（或画册）整理收藏的插画作品。 - 命名文档：
项目-内容-日期，如付费栏目-工作报告-20190101，突出工作文件所属的项目以及当时的日期。 - ……
💡 小专栏：为什么允许少量文件重名
尽管概率较低，三段式命名还是有一定的重名率，比如两个项目文件中，可能都会存在名为 题图-网页版尺寸-0001.png 的文件。不过，这并不会对日常使用文件造成太大影响。
首先，层级文件夹本身有很强的定位作用，我们要找一个文件时可以直奔所属文件夹，不可能看到两个重名文件站在一块儿。有定位的前提下重名现象就不可怕，例如现实生活中的重名现象也很少影响快递寄件，只要确定了收件人是「深圳市南山区某商务大厦 3 楼」的「张三」，就不太可能寄到别处的「张三」家里。
另一方面，文件名只是文件上百种元数据中的一种，既不需要也做不到把文件的各种信息都写进名称中。在整理图库时，我们汇集照片就用到了「Device model」元数据，不用全靠文件名来整理文件。「元数据」的概念现在讲有点超纲，正式介绍将在教程第三部分出场。
总之，三段式文件名已经大大降低了重名率，剩下的重名现象在层级体系、元数据的帮助下也很少会妨碍文件管理。
最后，虽说我们提倡三段式名称，更加齐全的文件名也有其使用场景。但是在协作中，如果需要发送一份单独的 Word 文档给同事，由于这份文件已经脱离了我们的层级体系，此时文件名就承担了描述文件的重任——律师行业中常见的案卷文件就是一个例子，其文件名中的信息越全越好，可能会把文件修改人、日期、当事人、文档类型和文档版本号都塞进文件名。
这样的文件，就算直接丢给刚刚上岗的律师助理，对方也容易理解文件所对应的案件，不太会出现误会。不过，在私人场合以及不需要高度程式化协作的工作中，三段式文件名仍然具有更高的实用性。
⚙️ 小技巧：用字母加速文件定位
在三段式文件名中，还可以搭配使用英文字母或数字，方便快速定位文件夹或文件夹。
之前整理设计素材时我们就介绍过使用英文作为文件前缀的技巧。这种命名技巧和文化取向无关，只是为了方便定位文件：随意打开一个文件夹，切换到英文输入法，按字母键，就能定位到首字母匹配的文件——例如按下 M，就能直接选中途中第一个 M 开头的文件 Material Humaaans.sketch 。
类似的定位技巧也可以搭配数字编码使用。数字编码一般用于相对固定的文件体系，比如 Power+ 栏目的原稿资料库，由于其中几个板块都已经固定，就可以给每个板块对应的文件夹进行「编码」，一个数字对应一个板块。像下图那样，如果我想看 9-奏折 中的文件，只需要在 Power+ 资料库中按下 9，就能选中9-奏折 这个文件夹。
久而久之，编码和文件夹之间还会形成肌肉记忆，一个数字就代表了一个常用文件夹（或文件）。当我打开 Power+ 资料库时，9 就代表了 奏折，每次定位这个文件夹都不用多思考。编码技巧比较适合已经稳定的层级体系，如果你的文件体系还处于较大的变动升级中（比如正在经历工作调动），则暂时不建议使用编码技巧。
批量重命名
通过前半篇文章，我们已经逐渐找到了理想的文件命名方式。不过，有目标并不意味着就可以坚持下来，偶尔下载几份文档，手动命名一下可能无所谓；但如果一次性下载了整季《银魂》动漫1
面对大批量的文件，我们需要动用批量重命名工具。在 macOS 中，Finder 自带的重命名功能与 Automator 中的自动化功能，都可以让命名文件变回轻松的工作。
Finder 自带批量重命名功能
在三段式文件名中，经常可以看到统一前缀、日期时间、数字编号等组成部分，这些有规律的文本都可以交给 Finder 来添加。Finder 在右键菜单中提供了重命名（Rename）功能，可以对文件进行批量操作，一共有替换文本（Replace Text）、添加文本（Add Text）和格式（Format） 3 种重命名样式。
样式本身是机械的，不过结合三段式文件名，可以有各种灵活的使用场景，下面我们就通过几个常见的批量命名案例来学用 Finder 的重命名功能。
第一种样式替换文本（Replace Text），即替换原文件名中的部分文本，常用于替换一些杂乱的符号。三段式文件名一般是通过短杠 - 或下划线 _ 进行分隔的，不过网上下载的文件往往有着自己的分隔符，有的还混着使用各种括号，例如 〔某字幕组〕、[某某模板网]。遇到这些不统一的命名，可以通过指定替换前后的符号，把分隔符、括号等符号都统一起来。
遇到需要使用终端（Terminal）处理文件的场合，还可以像上图一样把文件名中的空格 批量替换成下划线 _ 或短杠 -，避免读取失败。
⚙️ 小技巧：利用重命名功能批量删除部分文本
某些网站会在下载的文件名中加上网站名称（像是 XX字幕组），对于文件整理来说没什么用处，反而徒增文件名长度。虽然 Finder 没有直接提供删除文件名的功能，但是可以利用替换文本的操作，把要删除的部分换成空白文本（即什么都不填，连空格符号也不用填），就能批量移除部分文本。
第二种样式是添加文本（Add Text），这种样式最好理解，就是给原文件名添加前缀或后缀。前文中提到过的英文前缀就可以通过这一样式进行添加，比如下载到一批 Sketch 素材，就可以用 Finder 在它们名称前统一加上 Material- 前缀。
最后一种命名样式是格式（Format），自定义程度高一些，由固定不变的「通用部分」和自动变化的「动态部分」两部分组成。动态部分包括索引（Index）、计数（Counter）和日期（Date），前两者在日常使用可以统一视为编号，区别只在与索引的位数不固定，而计数固定是 5 位数字。出于位数整齐考虑，平时使用计数当编号的场合更多一些3
遇上文件名不需要细致区分的场合，就可以使用编号来进行简单的区分。例如使用 Markdown 写作时，由于配图标题是写在 Markdown 符号中的——像这样：
<figure tabindex="0" draggable="false" class="ss-img-wrapper" contenteditable="false"><img src="图片地址" alt=""><figcaption class="ss-image-caption">图片标题</figcaption></figure>——文件名就不太要紧，只要通过编号进行区分、保证不重名即可。
不过这里的日期样式带有短杠，稍显累赘，建议用下一节的 Automator 来添加日期。
⚙️ 小技巧：指定文件编号的顺序
重命名字幕文件、连续剧、系列电影等场合，我们对于文件编号的顺序也有要求。这时候也可以通过一个小技巧指定添加序号的顺序：在 Finder 中选中文件时，选择的顺序就会变成编码顺序，先选中的文件编号就会靠前。具体操作步骤是：
- 按住
⌘Command键准备开始选择； - 依次点中文件；
- 右键进行重命名。
Finder 能够发挥作用的场景还有很多，考虑到每个人的命名习惯都有不同，这里点到为此，不再继续举例。
不过，Finder 也有照顾不到的地方。比如三段式文件名中的日期往往是 20190101 这样的简短格式，这种短日期就超出了 Finder 的命名能力范围。面对更加细致的重命名需求，我们可以使用另一款原生工具：Automator（自动操作）。
用 Automator 强化重命名体验
Automator 完整继承了 Finder 的重命名功能，同样可以做到文本替换、添加文本和自定义格式，在此基础上还支持更加细致的格式设置，上一小节提到短日期格式的就是一例。下面仍然从案例入手，学会把 Automator 和三段式文件名结合起来。
Automator 中的各种自动化动作都拥有文件批量重命名功能，在左上角的资源库中添加「给访达项目重新命名」模块就能自定义重命名样式。最常用的自动化动作格式是「应用程序」和「快速操作」，不过由于 macOS 的右键菜单通常比较挤，一般更推荐创建「应用程序」格式的 Automator 动作，不占菜单空间（快速操作会占用右键菜单）。
「应用程序」格式的 Automator 动作用起来就像一个普通应用，你可以把稍后制作好的动作保存在桌面上，要重命名的时候把文件拖到自制应用的图标上，就能完成重命名。
第一个值得介绍的样式就是短日期。在三段式文件名中我们会避开年月日之间的短杠 -，以免和分隔符混淆，符合要求的无分隔符日期样式可以在 Automator 中设置：
- 重命名样式选为「添加日期或时间」。
- 格式选择「年月日」，较大的日期单位在前更符合国内习惯。
- 右侧的分隔符选择「无」，以免和三段式文件名中分隔符搞混。
- 勾选「使用前导零」，以便在一位数的月份和日期前加上
0，保证短日期永远是整齐的 8 位数字。
工作中大家可能都收到过 季度报告 最终版.ppt、季度报告 最终版改.ppt 这类名称模糊的文件，其实想表示文件修改到了哪一版的话，短日期就是一个省力又明确的选择。
第二个使用场景是批量改文件拓展名。平时常能遇到一些拓展名故意写错的文件，它们往往是为了避免被国内网盘服务误删而把拓展名改成无法读取的格式，最常见如 某视频.mp41，其中的 mp41 就是一个无法正常打开的格式。试图手动修改这些拓展名时，每改一次就会遇到一条系统弹窗警告，很烦人。
通过 Automator 来改拓展名就能避开警告，而且能实现批量操作。以修复 mp41 回 mp4 为例，在 Automator 中可以这样调整重命名模块：
- 重命名样式选为「替换文本」。
- 在「查找」后的文本框中填入
mp41。 - 将查找范围限定为「仅拓展名」。
- 在「替换成」后的文本框中填入
mp4。
保存设置，再把拓展名错误的文件拖到 Automator 动作上，就能绕开警告得到一批格式正常的视频。
如果你经常需要使用国内网盘服务，就可以把 Automator 生成的自制应用留在桌面上，以后恢复视频拓展名时就不用重新创建动作。
此外，Automator 还支持把多个重命名模块串联成工作流，一次性完成多种重命名操作。命名工作文件时常常同时使用的统一前缀和日期，就可以在 Automator 中一次性完成添加，比如下面的 [合同模板] 前缀和短日期，就可以放到同一个 Automator 动作中。
拥有多个模块的 Automator 动作运行后，即可同时进行多个重命名操作。在下图中可以看到，3 份合同文件都被冠上了 [合同模板] 前缀和当天的日期。
Automator 的工作流特性和三段式文件名非常相称，原本可能要命名好几轮，借助 Automator，设置好命名规则后运行一次就完成了样式复杂的重命名工作。
有了 Automator 的细致设置和自动化功能，配合合理的文件命名规则，文件的整齐程度又能上一个台阶，同时又不需要付出大量的机械劳动。
小结
读到此处，你可能已经隐约意识到了文件管理自有一套流程：先大刀落下、将文件划入不同文件夹，再引入文件命名体系，最后动用自动化工具、以文件夹为单位批量重命名。这也是将重命名部分放到本章最后的初衷：唯有在层级体系下的重命名，才能避免东一枪西一炮的零散作业。
文件之于文件层级体系，好比细胞之于人体，都是基础的组成单位。如果说文件层级体系是宏观的整体规划，那么文件命名就是微观的细节功夫。做好文件的命名工作，电脑上的文件才算从宏观到微观都迈向了整齐、体系化，文件层级体系也终具规模。